Haben Chatbots in der Rechtsberatung Potential? Sie können sicherlich nicht Ihre Arbeit übernehmen. Was sie leisten können, ist, Sie als Einzelanwalt oder Einzelanwältin beziehungsweise Ihr Sekretariat in administrativen Bereichen zu unterstützen.

Immer wieder dieselben Fragen zu Beginn eines Mandats? Eine Lösung können Legal Chatbots sein, die Sie zur Erstkommunikation mit Mandant:innen vorschalten. Solche Programme chatten über Messenger-Dienste wie WhatsApp oder Facebook Messenger automatisiert mit Nutzern und Nutzerinnen. Sie ermöglichen potenziellen Mandant:innen, rund um die Uhr Kontakt mit Ihrer Kanzlei aufzunehmen und antworten innerhalb von Sekunden. Statt viel Zeit in einer Warteschleife zu verbringen, können potenzielle Mandant:innen ihr Anliegen direkt platzieren. Außerdem haben Chatbots die Fähigkeit, Anfragen nach Rechtsgebieten vorab zu sortieren, Daten aufzunehmen und bereits einfache Fragen zur Kanzlei (etwa zu den Öffnungszeiten) zu beantworten.

Indem die Chatbots bereits Eckdaten des Mandats aufnehmen und erste Dokumente sammeln, sparen Sie viel Zeit. Und je nachdem, welche Daten Sie erfassen, können Sie sich vor dem Erstgespräch vielleicht schon einen Eindruck verschaffen und prüfen, ob der Fall grundlegend zu Ihnen passt. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, sich besser vorzubereiten und wichtige Dokumente und Daten Ihres Mandanten oder Ihrer Mandantin haben Sie dann bereits parat.

Chatbot für die Kanzlei: Wie gehen Sie das Thema am besten an?

Definieren Sie, welche Aufgaben der Chatbot übernehmen soll: Er könnte zum Beispiel in der Erstkommunikation mit potenziellen Mandant:innen deren Anliegen und Daten abfragen, bereits erste Dokumente annehmen können und ein umfangreiches FAQ anbieten. Entscheiden Sie, auf welchen Kanälen der Chatbot aktiv sein soll, zum Beispiel auf Ihrer Website, Facebook Messenger, WhatsApp oder Slack.

Agenturen und Anbieter zur Implementierung von Chatbots für Kanzleien

Falls Ihre IT-Skills nicht so ausgeprägt sind, können Sie spezialisierte Agenturen mit der Implementierung Ihres Chatbots beauftragen, für die Plattform WhatsApp beispielsweise Telerion oder Userlike. Achten Sie bei der Auswahl des Anbieters auf DS-GVO-Konformität und stellen Sie sicher, dass Daten innerhalb der EU verarbeitet werden.

Fragt man ChatGPT nach weiteren Agenturen und Anbietern in Deutschland, die sich auf die professionelle Entwicklung und Implementierung von Chatbots gemäß den Datenschutzrichtlinien der DS-GVO spezialisiert haben, erhält man unter anderem moinAI (Hamburg), assono (Kiel / Hamburg) oder Botcamp.ai (Münster) als Vorschläge.

Inhalte, Fragen und Einsatzmöglichkeiten von Chatbots für Kanzleien

Worüber Sie sich auf jeden Fall Gedanken machen sollten, sind die Inhalte: Erstellen Sie am besten eine Datenbank mit häufig gestellten Fragen und Antworten, die der Chatbot nutzen kann. Das spart später bei der Implementierung in Zusammenarbeit mit dem gewählten Anbieter Zeit und Geld. Den Chatbot können Sie natürlich nicht nur einsetzen, um Daten potenzieller Mandant:innen abzufragen. Das Ganze funktioniert auch in die entgegengesetzte Richtung, um häufig gestellte Fragen zu beantworten, zum Beispiel:

Frage: Welche Dienstleistungen bietet Ihre Kanzlei an?

Antwort: Unsere Kanzlei kann Sie in den Bereichen Familienrecht, Arbeitsrecht, Mietrecht, Erbrecht, Strafrecht und Verkehrsrecht unterstützen. Wir beraten und vertreten sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen.

Frage: Wie kann ich einen Termin vereinbaren?

Antwort: Sie können einen Termin telefonisch unter [Telefonnummer], per E-Mail an [E-Mail-Adresse] oder direkt über unseren Online-Terminplaner auf unserer Website vereinbaren.

Frage: Bieten Sie eine kostenlose Erstberatung an?

Antwort: Ja, wir bieten eine kostenlose Erstberatung von 30 Minuten an, um Ihren Fall zu besprechen und festzustellen, wie wir Ihnen am besten helfen können.

Frage: Welche Unterlagen sollte ich zur Erstberatung mitbringen?

Antwort: Bitte bringen Sie alle relevanten Dokumente mit, die Ihren Fall betreffen, wie z.B. Verträge, Korrespondenz, rechtliche Schreiben oder gerichtliche Unterlagen.

Frage: Was muss ich beachten, wenn ich einen Arbeitsvertrag kündigen möchte?

Antwort: Bei der Kündigung eines Arbeitsvertrags müssen Sie die Kündigungsfristen und die Formvorschriften einhalten. Zudem sollten Sie die rechtlichen Konsequenzen, wie z.B. Arbeitslosengeld und mögliche Abfindungen, berücksichtigen. Wir unterstützen Sie bei der rechtssicheren Gestaltung Ihrer Kündigung.

Frage: Wie berechnen sich die Anwaltskosten?

Antwort: Die Anwaltskosten berechnen sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) und können je nach Art und Umfang des Falles variieren. In bestimmten Fällen können wir auch Pauschalhonorare oder Stundensätze vereinbaren.

Frage: Kann ich Prozesskostenhilfe beantragen?

Antwort: Ja, unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie Anspruch auf Prozesskostenhilfe. Wir prüfen gerne für Sie, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen und helfen Ihnen bei der Antragstellung.

Frage: Wie läuft ein typisches Mandat bei Ihnen ab?

Antwort: Ein typisches Mandat beginnt mit einem Erstgespräch, in dem wir Ihren Fall und die gewünschten Ziele besprechen. Danach erstellen wir eine Strategie und informieren Sie regelmäßig über den Fortschritt des Falles. Wir vertreten Sie vor Gericht und in außergerichtlichen Verhandlungen.

Diese FAQ-Liste lässt sich natürlich beliebig und auch kontinuierlich erweitern, um den Bedürfnissen Ihrer Mandant:innen und den Dienstleistungen Ihrer Kanzlei gerecht zu werden. Die Antworten sollten präzise, klar und hilfreich sein. Trainieren Sie (beziehungsweise die von Ihnen beauftragte Agentur) den Chatbot mit diesen spezifischen Daten, um die Genauigkeit und Relevanz der Antworten zu verbessern.

Bevor der Chatbot an den Start geht, sollten Sie oder die Agentur testen und optimieren, am besten in einer Beta-Phase mit ausgewählten Nutzern, um Feedback zu sammeln. Passen Sie den Chatbot basierend auf dem Feedback an und verbessern Sie die Antwortqualität.

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Weitere hilfreiche Tools fürs Kanzleimanagement und -marketing finden Sie in unserem Artikel „Wie Legal Tech-Lösungen Ihren Kanzleialltag verbessern können“.

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Sicherheit in der Kommunikation mit Mandant:innen

Ein Thema, das Sie nicht vernachlässigen dürfen, ist der Datenschutz. Stellen Sie sicher, dass der Chatbot den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien (DS-GVO) entspricht, keine sensiblen Daten speichert oder weitergibt und dass alle Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden. Aktualisieren Sie die Chatbot-Datenbank und die Software außerdem durch regelmäßige Updates, um Sicherheitslücken zu schließen, beziehungsweise achten Sie darauf, dass die Agentur diese Leistung anbietet.

Natürlich benötigen Sie eine klare Datenschutzerklärung, die beschreibt, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden und welche Rechte die Nutzer haben. Stellen Sie auch sicher, dass die Nutzer ihre Einwilligung zur Datenerfassung und -verarbeitung geben, bevor sie den Chatbot verwenden.

Was kosten Chatbots?

Sicherlich möchten Sie wissen, welche Kosten für die Implementierung und den Betrieb des Chatbots aus Sie zukommen können. Das hängt zunächst von Ihren spezifischen Anforderungen und der gewählten Technologie ab und kann stark variieren.

Die laufenden Kosten für ein einfaches Projekt mit nur einem Kanal fangen bei etwa 600 bis 1.000 Euro im Monat an, inklusive Hosting, Wartung, Support, Datenschutz und API-Nutzung. Die Anbieter haben häufig Paketpreise mit unterschiedlichen Features. Hinzu kommen in der Regel Initialkosten ab etwa 4.000 bis 6.000 Euro für einfache Implementierungen. Nach oben ist natürlich alles offen. Je mehr Vorarbeit Sie leisten, indem Sie beispielsweise Informationen und Fragen bereits in einer Tabelle aufgelistet haben, umso einfacher ist letztlich die Implementierung.

Alternativen zu Chatbots in der Erstkommunikation mit Mandant:innen

Stellen Sie den Kosten am besten eine Nutzenanalyse gegenüber, um zu entscheiden, ob sich ein Chatbot für Ihr Kanzleigeschäft lohnt. Wie umfangreich ist Ihr Projekt? Falls Sie wirklich nur das Anliegen und die Daten potenzieller Mandant:innen abfragen möchten, ist ein gutes Kontaktformular wahrscheinlich völlig ausreichend.

Möchten Sie allerdings rund um die Uhr viele unterschiedliche Fragen potenzieller Mandant:innen beantworten und beispielsweise auch Dokumente annehmen können, ist ein Chatbot eine interessante Option.