Legal Tech ist nicht klar definiert. Man versteht darunter im Wesentlichen Technologien und Softwareanwendungen, die den Kanzleialltag effizienter und effektiver gestalten können. Diese Lösungen reichen von einfachen Tools zur Dokumentenerstellung bis hin zu komplexen Anwendungen zur Rechtsprechungsanalyse und zum Datenmanagement.

Sie sind darauf ausgerichtet, Anwältinnen und Anwälte sowie Rechtsanwaltskanzleien in verschiedenen Aspekten ihrer Arbeit zu unterstützen, angefangen bei der Automatisierung von Routineaufgaben bis zur Verbesserung der Kundenbetreuung und der Einhaltung von Compliance-Vorschriften.

Sicherheit und Datenschutz

Wichtig: Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Anbieter von Legal Tech-Lösungen die EU-Richtlinien zum Datenschutz erfüllen sowie weitere Anforderungen zur Datensicherheit, zum Beispiel die eIDAS-Verordnung für sichere elektronische Signaturen, Siegel oder Einschreiben – Beispiele für Anbieter wären die Bundesnotarkammer  oder die Deutsche Post AG. Auch sollte das Daten-Hosting nach Möglichkeit in der EU und nicht in den USA stattfinden.

Da Legal Tech ein weites Feld ist, würde es den Rahmen dieses Artikels sprengen, alle Bereiche abzudecken. Die genannten Anbieter stehen exemplarisch für eine Vielzahl möglicher Software-Angebote. Prüfen Sie bei der Evaluierung von Legal Tech-Tools und der Auswahl geeigneter Lösungen unbedingt, wie die Anbieter mit Datenschutz und -sicherheit umgehen.

Für welche Aufgaben gibt es Legal Tech Lösungen?

Die Automatisierung von Routineaufgaben, zum Beispiel das Dokumentenmanagement, gehört zu den essenziellen Bestandteilen von Legal Tech. Verschiedene Lösungen helfen bei der Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Rechtsdokumenten wie Verträgen, Schriftsätzen und juristischen Schreiben. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern minimieren auch Fehler. Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen sind unter anderem escriba.de, scriptomat.com oder de.lawlift.com.

Im Vertragsmanagement können Sie den gesamten Lebenszyklus automatisieren, zum Beispiel mit fynk.com: Von der Erstellung über die Verwaltung und Überwachung bis zur Verlängerung oder Beendigung von Verträgen, Datenschutzerklärungen oder AGB. Die Plattform pacta.ai setzt unter anderem auf künstliche Intelligenz zur Automatisierung von Prozessen rund um Ihre Dokumentenverwaltung. Ein weiteres Beispiel ist J-lawyer.org, eine Open Source-Lösung, die auch eine Integration des beA ermöglicht und diverse weitere Funktionen für das Kanzleimanagement enthält.

Legal Tech-Lösungen helfen auch dabei, Fristen und Termine im Auge zu behalten. Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen minimieren das Risiko von Verzögerungen und Fristverstößen.

Viele Tools enthalten bereits die Erstellung digitaler Signaturen. Beispiele für Einzellösungen für die elektronische Unterschrift sind unter anderem docuSign.com, yousign.com oder Dropbox Sign (dropbox.com/de/hellosign).

Forschung und Analyse

Die Analyse von Gerichtsurteilen, Gesetzestexten und Rechtsprechung ist ein wichtiger Bestandteil der juristischen Arbeit. Legal Tech Lösungen bieten effektive Werkzeuge zur Recherche und Auswertung rechtlicher Informationen, zum Beispiel die juristische Textanalyse der DATEV.  

Im Wissensmanagement helfen Tools bei der Speicherung, Organisation und dem Abruf von juristischem Fachwissen, beispielsweise legalintelligence.jurmatix.net.

Und auch für das Risikomanagement gibt es Lösungen, die Risikofaktoren in Verträgen und anderen Dokumenten identifizieren und bewerten können. Frankfurt-forensic.com wäre ein Beispiel für eine Plattform, die künstliche Intelligenz einsetzt.

Mandantenkommunikation und Fallmanagement

Verschlüsselte Videokommunikation, sicherer Datenaustausch, Chatbots, die Verwaltung von Fällen oder ganzheitliche Plattformen zur Kommunikation mit Mandant:innen. Dieser Aspekt Ihrer Tätigkeit umfasst viele Themengebiete und gehört nicht einmal zu Ihren juristischen Kernaufgaben.

Das Fallmanagement erfordert eine strukturierte Herangehensweise – keine Aktenstapel. Lösungen wie Justin-legal.com oder Jupus.de ermöglichen die digitale Mandatsannahme und effiziente Organisation von Fallinformationen, Terminen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Die Digitalisierung Ihrer Kanzlei bringt Ihnen nicht nur Struktur, sondern auch die Möglichkeit papierlos von überall zu arbeiten – aus dem Homeoffice oder vielleicht zeitweise mal vom Strand aus.

Für den Austausch mit Mandant:innen gibt es verschlüsselte Kommunikationsplattformen wie 5FSoftware.de inklusive digitaler Signatur und Datenschnittstelle, Advonext.eu, oder Webakte.de. Sie dienen unter anderem der sicheren Nachrichtenübermittlung, dem Dateiaustausch und Bereitstellung von Dokumenten für Mandant:innen.

Viele dieser Tools überschneiden sich in ihren Funktionen und je nach persönlichem Schwerpunkt und Anspruch reicht möglicherweise eine Lösung für verschiedene Anforderungen. Ständig dieselben Fragen zu Beginn eines Mandats? Eine Lösung können Chatbots sein, die Sie in der Kommunikation mit Mandant:innen vorschalten, um Standardfragen (FAQ) zu beantworten oder vorab das benötigte Rechtsgebiet herauszufinden. Ein Tool speziell für Kanzleien und Rechtsabteilungen wäre beispielsweise Advobot.de.

Alternativen zu Chatbots, die durchaus mal für Frust sorgen können, sind gute Kontaktformulare oder Tools zur Terminbuchung. 

Kostenkontrolle und Abrechnung

Auch für die transparente und genaue Abrechnung und Gebührenerfassung gibt es Tools, zum Beispiel Anwaltsgebühren Online (ago-testen.de). Ihr Forderungsmanagement durch eine digitale Lösung oder einen Dienstleister zu ersetzen, kann Ihnen viel Ärger ersparen.

Auswahl und Implementierung von Legal Tech-Lösungen

Welche Software für Sie die passende ist, hängt natürlich stark von Ihren persönlichen Anforderungen ab: Hinterfragen Sie, welche Prozesse und Aufgaben Sie automatisieren können und wollen. Brauchen Sie Einzellösungen oder ganzheitliches System für das Kanzleimanagement wie beispielsweise DATEV Anwalt classic, Haufe Advolux.de oder die Open Source-Lösung j-lawyer.org.

Machen Sie sich vorab mit den verschiedenen verfügbaren Tools vertraut, um die richtigen Lösungen für Ihre speziellen Bedürfnisse auszuwählen und zu implementieren, zum Beispiel über Produktdemos.

Denken Sie dabei auch an das Thema Veränderungsmanagement: Wie können Sie Ihr Team auf die Nutzung von Legal Tech vorbereiten und die Lösung am besten implementieren? Eventuell organisieren Sie zur Einführung der Software eine Schulung oder es gibt gute Video-Tutorials und Online-Demos.

Die Zukunft des Rechts ist digital, und Legal Tech wird eine entscheidende Rolle in der Rechtsbranche spielen.