Es gibt Kommunikationskanäle, die maßlos unterschätzt werden. Nicht immer ist das Senden von Botschaften über Newsletter, Fachbeiträge, Vorträge oder Social Media ausschlaggebend für einen erfolgreichen Dialog. Potenzielle Mandant:innen können auch noch abspringen, wenn sie bereits auf Ihrer Website sind. Weil beispielsweise ein Telefonanruf, bei dem sie ein delikates oder belastendes Anliegen schildern müssen, schon eine zu große Hürde ist.

Schenken Sie deshalb dem Kontaktformular auf Ihrer Website etwas mehr Beachtung. Es ermöglicht die direkte Kontaktaufnahme zu Ihrer Kanzlei, aber auf einem weniger persönlichen und in manchen Fällen leichteren Weg. So ist die Hemmschwelle für den Erstkontakt deutlich niedriger. Vorausgesetzt, potenzielle Mandant:innen finden das Formular schnell und müssen nicht zu viele Felder ausfüllen.

Was macht ein gutes Kanzlei-Kontaktformular aus?

Zuallererst Datensparsamkeit. Sie hat mehrere Vorteile: Zum einen dürfen Sie ohnehin nur Daten erheben, die dem angegebenen Zweck dienen, um die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) einzuhalten.

Zu viele Felder bedeuten außerdem Arbeit beim Ausfüllen. Also fragen Sie nur Daten ab, die wirklich relevant sind: Bei einem Online-Kontaktformular reichen als Pflichtfelder die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer. Kennzeichnen Sie eines davon als Pflichtfeld, zum Beispiel mit einem Sternchen, und bieten Sie den zweiten Kontaktweg auf freiwilliger Basis an. Sofern Ihr Contentmanagement-System es zulässt, können Sie abfragen, auf welchem Weg der erste Austausch stattfinden soll.

Felder für den Namen und eine Nachricht anzubieten, ist sicherlich sinnvoll und üblich. Obwohl sie für die erste Kontaktaufnahme streng genommen nicht zwingend notwendig sind.

Die Anrede ist zwar hilfreich, wenn der Name nicht eindeutig auf das Geschlecht hinweist oder die Person eine gendergerechte beziehungsweise genderneutrale Anrede wünscht. Lässt Ihr Contentmanagement-System nicht die diskriminierungsfreie Auswahlmöglichkeit „Divers“ zu, kann das Feld allerdings kontraproduktiv sein.

Auch das Geburtsdatum und die Adresse sind interessant, aber im ersten Schritt nicht nötig. Halten Sie das Formular schlank. Kommt das Mandat zustande, werden Sie beides ohnehin abfragen.

Datenschutz: DSGVO-Checkliste für Ihr Kanzlei-Kontaktformular

Über die Datensparsamkeit hinaus, gelten laut DSGVO weitere Vorgaben für Online-Kontaktformulare. Verantwortliche einer Website müssen folgende Punkte beachten:  

• Datenschutzhinweis
• Zweckbindung
• Einwilligung in Datenverarbeitung
• Widerspruchsrecht
• Datensicherheit

Datenschutzhinweis gut sichtbar verlinken

Achten Sie darauf, dass das Formular mit Ihrer Datenschutzerklärung konform ist. Weisen Sie in der Erklärung darauf hin, wofür Sie die erhobenen Daten verwenden und wie lange sie gespeichert werden. Besucher:innen Ihrer Website sollten vor dem Abschicken des Formulars bestätigen, dass sie die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben. Der Hinweis auf die Datenschutzerklärung muss im Kontaktformular gut sichtbar platziert sein.

Zweckbindung, Einwilligung und Widerspruchsrecht

Die Verwendung der Daten ist in der DSGVO klar geregelt: Daten, die Sie über das Online-Kontaktformular erheben und die der ersten Kontaktaufnahme dienen, dürfen Sie auch nur zu diesem Zweck verwenden. Möchten Sie personenbezogene Daten darüber hinaus zu Werbezwecken nutzen, müssen die Nutzer:innen dem ausdrücklich zustimmen. Deshalb müssen Sie Besucher:innen Ihrer Website eindeutig über die Datenverarbeitung informieren und diese müssen im Formular aktiv in die Verwendung einwilligen. Dazu eignet sich zum Beispiel ein Opt-In-Feld neben dem Button zum Absenden des Formulars. Besucher:innen Ihrer Website müssen außerdem die Möglichkeit haben, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Um sicherzustellen, dass die richtige Person ihre Werbeeinwilligung erteilt, eignet sich das Double-Opt-In-Verfahren, bei dem Nutzer:innen über eine E-Mail bestätigen müssen, dass es sich tatsächlich um ihre Daten handelt und sie mit der Nutzung zu Werbezwecken wirklich einverstanden sind. So können Sie eindeutig nachweisen, dass die Person der Datenverarbeitung zugestimmt hat.

Mindestanforderungen an die Datensicherheit

Eine SSL-Verschlüsselung sollte bei allen gängigen Contentmanagement-System Standard sein. Sie sorgt dafür, dass personenbezogene Daten des Online-Kontaktformulars über eine sichere Verbindung übertragen werden und ist im Rahmen der DSGVO Pflicht.

Nutzerfreundliches Design: So senken Sie die Hürde zum Erstkontakt

Wenn das Kontaktformular auch noch einfach, nutzerfreundlich und visuell übersichtlich gestaltet ist, erhöhen Sie die Chance der Kontaktaufnahme zusätzlich. Schließlich sollen Ihre möglichen Mandant:innen nicht erst lange überlegen, wie es auszufüllen ist und ob sie hoffentlich alles richtig machen.

Lesetipp: Die Kanzleiwebsite: 5 häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden

Das gilt beispielsweise auch für den Text auf dem Button zur Übermittlung des Formulars. Mit dem Begriff „Submit“ können möglicherweise nicht alle Besucher:innen Ihrer Seite etwas anfangen. „Senden“ ist deutlicher, „Rückruf vereinbaren“ eine klare Handlungsaufforderung.  Die Variante „Unverbindlich anfragen“ nimmt potenziellen Mandant:innen die Angst, mit der ersten Kontaktaufnahme bereits Kosten zu verursachen.

Platzierung: Wo das Kontaktformular auf der Kanzlei-Website hingehört

Überall dort, wo es relevant ist. Klingt logisch? Häufig wird es nur an einer Stelle der Website platziert: auf einer eigenen Unterseite, die auch sämtliche Kontaktinformationen zu Ihrer Kanzlei aufführt. Möglicherweise ist diese Kontaktseite jedoch schon einen Klick zu weit entfernt.

Versetzen Sie sich in die Situation Ihrer potenziellen Mandant:innen: Sie haben ein Rechtsproblem und suchen einen Rechtsanwalt / eine Rechtsanwältin in Ihrer Nähe für dieses Rechtsgebiet, zum Beispiel „Baumangel Anwalt Hamburg“. Im besten Fall erscheint eine passende Kanzleiwebsite unter den ersten Treffern der Suchmaschine und Sie klicken auf den Link.

Lesetipp: SEO für Anwälte: Wie Sie Ihre Website ganz oben bei Google platzieren

Um einen besseren Eindruck zu bekommen, scrollen Sie über die Startseite und erkennen im Idealfall sofort, dass die Kanzlei Erfahrungen mit dem entsprechenden Rechtsproblem hat, weil sie zum Beispiel „Baubegleitende Rechtsberatung“, Beratung bei „Mängelanzeigen“ oder „Baubehinderung und Verzug“ anbietet. Ein Stück weiter unten auf der Seite sind unmittelbar sämtliche Kontaktdaten aufgeführt: Die Adresse der Kanzlei, die Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ein Kontaktformular. So können Sie im Formular direkt Ihr Problem anreißen, müssen nicht erst nach Kontaktwegen suchen und es sind keine weiteren Klicks nötig.

Ein Kontaktformular kann zudem das Gefühl vermitteln, ein Anliegen direkt platzieren zu können, ohne es dem Sekretariat schildern zu müssen. Möglicherweise ist es der entscheidende Kanal, der Besucher:innen zur Kontaktaufnahme bewegt.  

---

Sie wollen als Telefonanwalt/Telefonanwältin nebenbei Geld verdienen? Kooperieren Sie mit uns!