Im Kanzleialltag gehören Diktate zum Alltag. Ob Gedächtnisprotokolle von Madanten-Gesprächen oder Entwürfe für Schriftsätze – viele Anwält:innen sprechen diese zunächst ein, bevor sie sie aufschreiben. Das nachträgliche Transkribieren kostet jedoch häufig viel Zeit und Nerven. Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten es für Spracherkennung und digitales Diktat gibt.

Vorab ein Hinweis: Egal, für welchen Weg der Spracherkennung oder Transkription Sie sich entscheiden, beachten Sie unbedingt die Datensicherheit. Sie müssen gewährleisten können, dass der Datenschutz gewahrt bleibt und die Daten Ihrer Mandant:innen sicher sind.

Digitales Diktat oder Spracherkennung

Zunächst müssen Sie sich überlegen, ob Sie das digitale Diktat oder Spracherkennung nutzen möchten. Denn was zunächst sehr ähnlich klingt, sind zwei verschiedene Dinge.

Das digitale Diktat ist der Nachfolger des klassischen Diktiergerätes. Sie nehmen nach wie vor Ihre Stimme auf – nur das Speichermedium ist ein anderes. Statt einer Kassette erhalten Sie direkt eine digitale Datei, die sie auf Ihrem Rechner oder Smartphone abspielen oder weiterverarbeiten können.

Die Spracherkennung geht einen Schritt weiter. Sie übersetzt das Gesprochene automatisch in einen geschriebenen Text.

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Das Smartphone – die 2 in 1 Lösung im Kanzleialltag

Reine Diktiergeräte sind inzwischen im Alltag eher selten geworden. Die meisten greifen für Tonaufnahmen einfach auf das Handy zurück. Rekorder-Apps, die sie für ein digitales Diktat nutzen können, sind in der Regel auch bei älteren Fabrikaten standardmäßig installiert.

Bei neueren Smartphones ergibt sich jedoch ein weiterer Vorteil. Sie haben zumeist nicht nur eine Aufnahmefunktion, sondern können Gesprochenes gleich in geschriebenen Text übersetzen. Einige Handy-Hersteller haben diese Funktion direkt in Standard-Apps verbaut, beispielsweise Apple im Apple Messenger oder Google in der Rekorder-App.

Sprachmemos, Stimmrekorder und Co: große Auswahl im App-Store

Sollte Ihr Smartphone diese Möglichkeit nicht anbieten, können Sie sich mit einer extra App behelfen. In den Appstores von Apple und Android finden Sie zahlreiche Möglichkeiten, häufig sind diese Apps allerdings kostenpflichtig. Zu den am besten bewerteten Apps für Android-Geräte zählt „Stimmrekorder Plus“. Die App gibt es sowohl in einer kostenlosen als auch in einer kostenpflichtigen Profi-Version. Auch große Unternehmen wie Samsung oder Google stellen Ihre Rekorder-Apps im Playstore kostenlos zum Download bereit.

Für Apple-Geräte bietet der App-Store unter anderem die originale Apple-Aufnahmeapp „Sprachmemos“ an. Sie finden jedoch auch andere mögliche Apps zur Nutzung. Die besten Bewertungen erhält dort die App „Sprachmemos & Diktiergerät“.

Bewertungen erhält dort die App „Sprachmemos & Diktiergerät“.

Digitales Diktat – der Nachfolger der Bandaufnahme

Während das Diktiergerät mit Kassettenbändern früher ein Klassiker auf den meisten Anwaltsschreibtischen war, ist es mittlerweile nahezu ausgestorben. Das digitale Diktieren hat inzwischen fast gänzlich die Vorherrschaft auch im Rechtswesen übernommen. Wer nicht auf das Smartphone zurückgreifen möchte, dem stehen zahlreiche andere Möglichkeiten zur Gesprächsaufzeichnung zur Verfügung:

Der direkte Nachfolger des Bandgerätes ist das digitale Diktiergerät. Das Prinzip ist dasselbe, nur dass Sie, statt auf Kassetten aufzunehmen, direkt eine digitale Datei erhalten. Diese können Sie dann, je nach Gerät, über eine USB-Verbindung oder durch Auslesen der Speicherkarte auf Ihren Rechner transferieren. Preislich beginnen die digitalen Diktiergeräte bereits ab circa 20 Euro. Wer direkt am Rechner aufnehmen möchte, ist meiner digitalen Diktatsoftware gut beraten. Mithilfe dieser Software können Sie wie gewohnt Ihre Stimme aufzeichnen und dafür das Mikrofon Ihres Laptops oder beispielsweise ein angeschlossenes Headset nutzen. Es gibt im Internet zahlreiche Software-Lösungen, die speziell für das digitale Diktat gemacht sind. Jedoch gibt es auch zahlreiche Programme, die zwar nicht unbedingt explizit für das digitale Diktat gedacht sind, aber genauso dafür verwendet werden können. So verfügen beispielsweise sowohl Apple als auch Windows mit „Sprachmemos“ beziehungsweise „Sprachrekorder“ über eine standardmäßig vorinstallierte Aufnahme-Anwendung. Auch einige Mediaplayer, zum Beispiel der VLC Media Player, haben bereits eine Aufnahmefunktion integriert.

Spracherkennung – von der Aufnahme direkt zum Schriftsatz

Die Sprachaufnahme an sich ist zwar häufig schon nützlich, aber in der Regel nicht unbedingt weiterverwendbar. Dafür muss ein geschriebener Text her. Und das Abtippen von Diktaten kann, gerade bei längeren Aufnahmen, wirklich lästig sein. Um dieses Problem anzugehen, gibt es die Spracherkennung. Dabei analysiert eine Software Ihre Sprachaufnahme und wandelt Sie direkt in geschriebenen Text um. Damit sparen Sie sich das manuelle Transkribieren und damit Zeit und Nerven.

Spracherkennung in der Kanzlei: Von Dragon Naturally Speeking bis HighSpeech

Einige der im Handel erhältlichen Programme sind auch speziell für Juristinnen und Juristen gemacht. Die hessischen Justizbehörden beispielsweise verwenden die Spracherkennungssoftware „Dragon Naturally Speaking Legal Group 8.1“ der Firma Nuance. Diese sind besser mit dem rechtlichen Vokabular vertraut und können somit Begriffe aus dem Fachjargon besser verarbeiten. Auch einige große Konzerne bieten Spracherkennungssoftware an, die für den Einsatz in Kanzleien geeignet ist, zum Beispiel Wolters Kluwer mit „DictNow“ oder DATEV mit „HighSpeech“. Diese Programme sind in aller Regel kostenpflichtig.  

Wollen Sie Spracherkennung zunächst erstmal ausprobieren, können Sie zum Beispiel die von Apple oder Microsoft angebotenen Programme nutzen. Mindestens eines davon haben Sie höchstwahrscheinlich bereits auf Ihrem Rechner. In neueren Versionen von Word, Windows und Mac ist schon ein Spracherkennungsfeature eingebaut.

Eines sollten Sie jedoch bei der Spracherkennung beachten: Die Technik ist in der Übersetzung nicht fehlerlos. Gerade wenn auf der Aufnahme undeutlich gesprochen wird oder es um komplexere Wörter geht, stößt die Software manchmal an ihre Grenzen. Um Fehler in Ihrem fertigen Schriftsatz zu vermeiden, sollten Sie daher das Transkript immer nochmal überprüfen.

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